Föreningslokalen

Bestämmelser vid uthyrning av Brf Njord föreningslokal

Gäller från 2020-08-01

ALLMÄNT OM FÖRENINGSLOKALEN
Brf Njords föreningslokal är en lokal som, enligt brandskyddsbestämmelserna, är anpassad för max. 45 personer.

I föreningslokalen finns utrustat kök, bord, stolar, grill och porslin för 45 personer. Vidare finns Wi-Fi, en skärm samt ett högtalarsystem med tillhörande mikrofon. Det finns framtagna boknings- och uthyrningsregler som ska följas samt en policy som beskriver hur Brf Njord vill att föreningslokalen ska användas. Förutom att föreningslokalen ska städas efter varje uthyrningstillfälle av medlem/lokalhyresgäst, genomförs storstädning två gånger per år genom styrelsens försorg. I föreningslokalens kök finns en pärm upprättad med inventarielista, checklista för städning samt information om utrymning vid brand eller annan fara. 

POLICY FÖR ANVÄNDNING AV FÖRENINGSLOKALEN
Föreningslokalen är till för oss medlemmar och hyresgäster i Brf Njord, styrelsens interna verksamhet samt av styrelsens anordnade gemensamma arrangemang för boende. Föreningslokalen ska även ses som medlemmarnas förlängda vardagsrum och är till för mindre familjehögtider, fester och arrangemang.

Föreningslokalen hyrs inte ut för externt eller kommersiellt bruk. Dock får föreningens lokalhyresgäster hyra lokalen för enstaka möten inom den egna verksamheten.

Föreningslokalen används inte för övernattning och rökning är ej tillåtet i lokalen.

Föreningslokalen kan inte hyras ut med fullmakt avsedd för en medlem.

Medlem/lokalhyresgäst som hyr/lånar föreningslokalen ansvarar för att följa uthyrnings- och bokningsreglerna.

Medlem/lokalhyresgäst betalar av styrelsen fastställd depositionsavgift och hyresavgift senast angiven tid (i samband med månadsavisering). Avgifterna beslutas årligen vid behov av styrelsen.

UTHYRNING- OCH BOKNINGSREGLER

1. Följande grupper A-C, kan låna/hyra lokalen:
   A. Föreningens medlemmar som arrangerar och själva deltar i någon verksamhet som är öppen för alla medlemmar i föreningen. Hit hör föreningens årsmöten och andra föreningsövergripande evenemang. Vid dessa arrangemang uttas ingen hyresavgift.
   B. Föreningens lokalhyresgäster, som har behov av en lokal för enstaka möten dagtid. Lokalhyresgästen som bokar lokalen debiteras en fastställd hyresavgift per tillfälle på hyresavin.
   C. Föreningens medlemmar som ordnar och själva deltar i privata fester och i sammankomster av icke vinstdrivande karaktär. Vid uthyrning uttas en hyresavgift enligt gällande hyresavgifter (se nedan) samt en depositionsavgift som återfås efter lokalen är städad med godkänd inspektion. Hyresavgiften debiteras på medlemmens kommande månadsavgift.
2. Den som bokar föreningslokalen måste vara medlem i vår förening. Denna person gör bokningen och blir därmed ansvarig gentemot Brf Njord. Den som hyr lokalen förbinder sig att följa uppställda regler för lokalens användning och återställande.
3. Föreningslokalen kan hyras av medlem under ett eller flera pass med maximalt ett dygn per gång. Varje pass är 4 eller 12 timmar, se även gällande hyresavgifter nedan. Det är tillåtet att hyra maximalt 4 sammanhängande pass, dvs maximalt 24 timmar. Ytterligare bokningar kan tidigast göras först efter att den aktuella bokningen är genomförd.
4. Medlem kan boka Föreningslokalen senast 14 dagar i förväg.
5. Föreningslokalen får inte bokas mer än 2 gånger per hushåll och år, på grund av att så många medlemmar som möjligt ska få tillträde till föreningslokalen. Detta gäller dock inte grupp A (enligt ovan). Om medlem önskar boka lokalen ytterligare tillfällen kan en förfrågan skickas in till styrelsen@brfnjord.se. Om lokalen ej är bokad 14 dagar innan det önskade datumet så kan bokningen beviljas trots att antalet bokningar per år och hushåll överskrids. 
6. Föreningens styrelse äger rätt att ge tillstånd för en serie av nyttjandetillfällen såsom »en gång per månad« när skälig anledning ges. Sådana tillfällen kan endast avse arrangemang som riktar sig till samtliga medlemmar i föreningen (Grupp 1.A). Önskemål om detta skickas till styrelsens e-postadress: styrelsen@brfnjord.se. Föreningen har rätt att återkalla detta tillstånd om en anledning uppstår.

BOKNINGSREGLER

1. Medlemmar bokar på entrétavlor eller tvättstugetavlan. Se anvisningar om hur man bokar under ”BOKNING” längre ner.
2. Föreningsmedlem har, under bokad tid, åtkomst till Föreningslokalen med sin egen tagg  Föreningsmedlem kan låna ut sina taggar till sina gäster under bokad tid.
3. Den som har bokat föreningslokalen är ansvarig för nyttjande av lokalen, städning av lokalen samt för eventuella störningar som arrangemang i lokalen kan förorsaka föreningens medlemmar. Vid bokning förbinder sig ansvarig medlem att följa trivselreglerna för Brf Njord. På samma sätt som vid en fest i den egna lägenheten gäller det att det ska vara tyst vid 23.00 (helgdagar) och 22.00 (vardagar) så att ingen i de omgivande lägenheterna blir störda. Rökning är inte tillåten i lokalen och rökning på innergården ska göras vid anvisad plats där askkopp finns.
4. Den grupp som hyr föreningslokalen äger inte tillträde till den angränsande övernattningsrummet men har gemensamma toaletter i hallen.
5. Den som hyr föreningslokalen ska se till att lokalen städas, att möblemanget återställs på de ursprungliga platserna, att all använd köksutrustning, porslin, bestick m.m. diskas, torkas och återställs. Checklista för städning finns i föreningslokalens pärm. Vid eventuell skada ska detta antecknas på skadeblankett som finns i föreningslokalen och lämnas till styrelsen vid besiktning. Allt skräp sorteras och kastas i soprummen. I hyran av Föreningslokalen ingår toalettartiklar samt städartiklar.
   OBS! Städning och återställande av lokalen ska ske inom ramen för den bokade tiden.
6. Styrelsen besiktigar föreningslokalen löpande. Om städning är otillräcklig kommer medlemmen/lokalhyresgästen som ansvarar för bokningen ej att återfå sin deposition. Om en storstädning skulle behövas kommer medlem/lokalhyresgäst att debiteras kostnaden. Om onormalt slitage på utrustning eller inventarier uppstår kommer medlem/lokalhyresgäst att debiteras kostnaden för reparation eller byte.
7. Föreningslokalen får inte användas för kommersiellt bruk och det är inte tillåtet att övernatta i lokalen.
8. Lokalen kan inte bokas på Nyårsafton eller Valborgsmässoafton.
9. Medlem/lokalhyresgäst ansvarar för att inte fler än 45 personer vistas I föreningslokalen samt ansvarar för att följa utrymningsbeskrivningen vid brand eller annan fara.
10. Avbokning ska göras senast 7 dagar innan bokat pass. I de fall avbokning görs i tid så debiteras varken hyresavgift eller deposition. Om avbokning görs senare än 7 dagar innan bokningen, utan giltiga skäl (hastigt påkommande sjukdom som kan styrkas med intyg eller motsvarande), kommer hyresavgiften att debiteras på kommande månadsavgift. Intyget sänds till styrelsen@brfnjord.se.

HYRESAVGIFTER 2020-08-01 –tillsvidare

För medlemmar

För lokalhyresgäster

BOKNING

Bokning sker på en entrétavla eller tvättstugetavla genom att välja vilka pass man vill nyttja lokalen. Vi fler bokningar än 2 gånger per månad, kontaktas styrelsen@brfnjord.se. I ärenderaden ska ”Bokning av föreningslokal” anges. I mailet ska nedan uppgifter för medlem som ansvarar för bokningen finnas med;

För- och efternamn:
Lägenhetsnummer (Brf Njords lägenhetsnummer som står i övre hörnet på ytterdörren):
Telefonnummer:
E-postadress:
Datum för bokning:
Tid för evenemanget (cirkatid):
Specificering av pass som önskas bokas (tex A+B):
Typ av evenemang inklusive kort beskrivning:
Förväntat antal gäster:
Kort motivering:

Inom två veckor från att bokningsförfrågan inkommit till Styrelsen kommer du att få besked vid mail om din bokning godkänts eller inte. Om Styrelsen har några frågor kring din bokning kommer du att bli kontaktad via mail eller telefon.

I samband med att bokningen godkänns kommer även föreningens ekonomiska förvaltare att kontaktas för kommande debitering av deposition samt hyresavgift.

Efter att din bokning/ditt evenemang genomförs kontroller av Styrelsen. Du kommer att debiteras hyresavgiften för dina bokade pass efter din bokning är genomförd. Du debiteras då på din kommande månadsavi. Godkänns städning och återställande av lokalen så kommer depositionen ej att debiteras. Om städning och återställande av lokalen ej godkännes kommer depositionen att debiteras tillsammans med lokalhyresavgiften.